Drie tips om de vrije ruimte ook dit jaar optimaal te benutten

Intussen is de afrekening van de werkkostenregeling van 2017 al even achter de rug. Ook voor 2018 wens je natuurlijk de vrije ruimte optimaal te benutten. Het overzicht behouden blijft daarom belangrijk. Enkel op die manier kan je immers maximaal gebruikmaken van de belastingvrije som binnen de werkkostenregeling. Hoe je dat doet en wat je moet weten? Dat vind je terug in dit artikel. Bovendien geven we jou ook drie belangrijke tips mee.

Hoe zit het nu weer met die WKR?

De WKR laat toe om maximaal 1,2% van het fiscale loon te besteden aan terbeschikkingstellingen, verstrekkingen en vergoedingen voor de werknemers. Boven die grens dien je een eindheffing te betalen van 80%. Onder de vrije ruimte vallen bijvoorbeeld kerstpakketten, de vergoeding van de vakbondscontributie of het deel van de reiskostenvergoeding die hoger is dan de zogenoemde gerichte vrijstelling.

In principe zijn alle vergoedingen ook loon, tenzij je ze toekent als WKR-loon. De keuze dien je steeds te maken vóór de toekenning ervan. Eventueel kan ook een gedeeltelijke keuze gemaakt worden.  Sommige onderdelen moet je anderzijds weer verplicht als loon bestempelen. Denk bijvoorbeeld aan de wagen van de zaak.

Tot slot moet rekening gehouden worden met normbedragen, het noodzakelijkheidscriterium en de gebruikelijkheidstoets. Vanaf 2018 voegt men daaraan toe dat de aanwijzing ook ‘redelijk moet zijn’.

Tip 1: Maak gebruik van de vrijstellingen

Om de vrije ruimte te optimaliseren, kan het interessant zijn om de gerichte vrijstellingen onder de loep te nemen. Het gaat om vergoedingen, terbeschikkingstellingen en verstrekkingen die onbelast kunnen gegeven worden zonder dat we ze in de vrije ruimte hoeven te plaatsen.

Het gaat bijvoorbeeld om de vergoedingen van de werkelijke kosten van openbaar vervoer, maaltijden bij overwerk en personeelskortingen tot 20 % (mits een jaarlijks grensbedrag). In dergelijke gevallen kies je voor de gerichte vrijstelling en niet voor de vrije ruimte.

Tip 2: Organiseer feestjes niet extern

Wanneer je een borrel of een feestje geeft, organiseer je dat beter in het eigen bedrijf. Op die manier kan je die kosten buiten de vrije ruimte houden. Enkel wanneer er tijdens het feestje ook een maaltijd geserveerd wordt, moet je een laag forfaitair bedrag in de vrije ruimte inbrengen. Borrelhapjes vallen echter niet onder het begrip ‘maaltijd’. Kies je er toch voor om het bedrijfsfeestje extern te organiseren? Dan zal je de kosten ervan in principe onder de vrije ruimte dienen in te brengen, tenzij je kan aanhalen dat het gaat om een feestje met een voornamelijk ‘zakelijk karakter’. In dat laatste geval kan je dan weer gebruikmaken van de gerichte vrijstelling.

Extra tip: houd zeker ook rekening met deze aandachtspunten bij een feestje op kosten van de zaak.

Tip 3: Het jaarlijks kerstpakket

Kerstpakketten zijn bijna altijd aanwezig in de vrije ruimte. Onder andere het Makro Kerstpakket geniet heel wat populariteit. De verklaring hiervoor hoeven we eigenlijk niet ver te zoeken en is het gevolg van de optimalisatie van de vrije ruimte.

Meestal wordt op het einde van het jaar de fiscale loonsom opgevraagd bij de administratie en worden alle vergoedingen en verstrekkingen van het (bijna) afgelopen jaar bij elkaar opgeteld. Indien het totaal van die vergoedingen en verstrekkingen dan kleiner is dan de vrije ruimte, kan het uitgegeven worden aan kerstpakketten. In de praktijk is het gekende kerstpakket dan ook een ideaal middel om op het einde van het jaar maximaal gebruik te maken van de vrije ruimte. Maar uiteraard doe je het ook gewoon om de medewerkers te plezieren, toch?

The post Drie tips om de vrije ruimte ook dit jaar optimaal te benutten appeared first on Profnews.nl.